Kanzleien im digitalen Zeitalter

Zentrale Schaltstellen und die Vorteile

Für die internationale Anwaltskanzlei White & Case LLP schuf hormann.kormann verschiedene Instrumente, um die Abwicklung von Mandantengeschäften und Marketingmaßnahmen zu optimieren.

Eine Kanzlei von internationaler Größenordnung inklusive zahlreicher Standorte in Deutschland realisiert über das Jahr verteilt vielfältige Marketingmaßnahmen, die in der Umsetzung einen erheblichen Zeit- und Personalaufwand nach sich ziehen. Anzeigen werden in einer Größenordnung von bis zu hundert Stück oder mehr pro Jahr in den unterschiedlichsten Print- oder Online-Formaten geschaltet. Änderungen in den Corporate Printmaterialien fallen fast täglich an. Firmenübergreifende sowie fachbereichsspezifische Newsletter werden sowohl regelmäßig als auch anlassbezogen versendet. Informationen werden dem Mitarbeiternetz und Mandanten verfügbar gemacht.

Um die genannten Aktivitäten mit so wenig Reibung wie möglich realisieren zu können, hat hormann.kormann dem Unternehmen Schaltstellen eingerichtet, die die Abläufe im Tagesgeschäft erleichtern und die Kommunikation um ein Vielfaches verbessern.

Alle von hormann.kormann konzipierten und umgesetzten Maßnahmen zeigen, dass die sehr speziellen Bedürfnisse des Kunden erfüllt werden konnten. Fragen an die Agentur hinsichtlich erstrebter Lösungen für Kanzleien oder anderen Dienstleistungen und Produkten werden innerhalb von Beratungsgesprächen erörtert und dem Kunden nach einer konzeptionellen Ausarbeitung vorgeschlagen.

Zentrale Schaltstelle: Das Online-Controlling-Center

Das Online-Controlling-Center ist das zentrale Portal, über welches die einzelnen Tools angewählt werden können (Contentpflege, Verwaltung der geschalteten Anzeigen, Erstellung, Beauftragung und Controlling der Printmaterialien).

Printcontrol

Durch die Vielzahl der innerhalb eines Jahres stattfindenden Änderungen an Printmaterial der Sozietät empfahl die Agentur die Entwicklung eines zentralen und online gestützten Controllingcenters für Druckaufträge.

• Druckaufträge für Geschäftspapiere werden online erstellt, kontrolliert und automatisch an die Druckereien versandt.
• Die Verwaltung der Datensätze erfolgt durch die Office-Manager an den einzelnen Standorten.
• Dazu zählen beispielsweise Änderungen an den Firmenbriefbögen der Sozietät, Briefbögen von Unternehmenstöchtern, Modifikationen von Notizblöcken, Visitenkarten.

Winso-Dump

Mit "Winso-Dump" entwickelte die Agentur eine Software als Schnittstelle zwischen der internen Insolvenz-Software "Winsolvenz" und der Website der Kanzlei. Die im PC eines einzelnen Mitarbeiters zunächst gekapselten Daten werden durch ein Export-Import-Verfahren online mittels Winso-Dump verfügbar gemacht, so dass Mitarbeiter sich erst gar nicht durch ein umständliches Verfahren durcharbeiten müssen. Hintergrund ist außerdem, dass die Bereitstellung von Daten durch Exporte bestimmte PC-Kenntnisse voraussetzen, die man nicht automatisch von den Angestellten einer Kanzlei erwarten kann.

• Ziel war hier außerdem, Mandanten und Gläubigern die Möglichkeit einzuräumen, online einen Einblick in Akten zu erlangen und somit permanent auf dem neuesten Stand zu sein.
• Neben der Erleichterung der Arbeitsabläufe innerhalb der Kanzlei erhalten die Mandanten eine kostenfreie Serviceleistung, die zudem eine Kostenersparnis bedeutet.

Admin Frontend

• ein für die Sozietät entwickeltes Content-Management-System bietet die Möglichkeit, wichtige Inhalte der Firmenwebsites unkompliziert und zeitnah zu ändern oder hinzuzufügen.
• Eine simple Editierfunktion erleichtert den Mitarbeitern die redaktionelle Pflege.

Mediacontrol

Mit dem Kontroll- und Informationstool "Mediacontroll" für gebuchte und geschaltete Anzeigen behält das Unternehmen den Überblick über alle erstellten und geschalteten Layouts und Motive eines jeden Fachbereiches, von denen das Unternehmen über 20 unterhält.

• Hierbei werden alle Buchungen agenturseitig vorgenommen und eingepflegt.
• Bei Fälligkeit eines Druckunterlagen-Termins erhalten vordefinierte Adressaten auf beiden Seiten eine Erinnerungsmail, die selbständig vom Kontrollcenter generiert wird.
• Geschaltete Anzeigen und Layouts werden zusätzlich als Bilder online gestellt, um einen schnellen Überblick zu bekommen.

Die Vorteile:

• Kontrolle und Überblick für den Druckunterlagenschluss
• Übersicht über Anzeigenmotive, Buchungs- und Layout-Status
• Überblick Mediadaten
• beidseitige Zeitersparnis und Kontrolle

Digitaler Newsletter / Newsflash

Weil es nicht immer ein gedruckter Newsletter sein muss, hat hormann.kormann speziell auf das Bedürfnis reagiert, Neuigkeiten aus dem Unternehmen über einen so genannten "CMS-Newsflash" zu versenden (digitaler Newsletter).

• Diese im Unternehmens-CI gehaltenen Newsflashs beinhalten Informationen, die den Mandanten zeitnah erreichen und informieren, wie z. B. aktuelle Gesetzesänderungen und neu in Kraft tretende Gesetze, aktuelle Informationen zur Kanzlei etc.
• Gedacht ist das Instrument zudem als Kundenbindungsmaßnahme, da es einen kostenfreien und zudem kontinuierlichen Service darstellt.